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【考#109】会議の議事録作成を効率よくする3つの方法

会議の議事録を作りました。2時間の会議を書面にまとめるのに2時間半もかかってしまいました。会議中にノートに走り書きでメモをしたものを、会議が終わった後に自席のパソコンで打ち込み直しました。非常に効率が悪い方法だなぁと我ながら思いました。

 

 

そこで、今回は「会議の議事録作成を効率よくする3つの方法」と題してもっと効率的な議事録作成方法について考えてみたいと思います。会社なのでなかなか個人的な思いつきで何かをするのは難しいのですが、出来たらいいなぁという思いも含んで書いてみます。

 

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1.ICレコーダーで記録する

メモをしているとどうしても「あれ、この部分ってどういう意味だったっけ?」とか「この数字でいいんだっけ」という部分が出てきたりして確認したくなることがしばしばあります。それを確認するためにいちいち発言者に聞くのも面倒です。しかし、ICレコーダーで音声を記録してあればいざとなれば聞きなおすことも出来ます。また音声ファイルを議事録と一緒に送信しても良いかもしれません。テキストで概要だけを書いて、詳細は各自音声ファイルでご確認ください、とすれば確認する方も正確な情報を確認できるので良いかもしれません。

 

2.会議中にパソコンで直接打ち込む

会議中にノートに走り書きをして、会議後にパソコンで打ち込むという方法が本当に非効率だと思っています。なので直接会議室でノートパソコンでリアルタイムに議事録を作成することが出来ればだいぶ効率がよくなるのではないかと考えています。ただ、会議中にカタカタと音を鳴らすことになるので会議の参加者にとっては耳障りになる可能性もあります。

 

3.ICレコーダで記録して音声認識ソフトでテキスト化

実現可能かどうかはわかりませんが、これが出来ればかなり便利になりますね。音声を自動的にコンピュータがテキスト化してくれたらいいですね。それも発言者の声なんかを事前に”登録”しておいて、コンピュータが音声認識をして誰がその発言をしたのかというところまでテキスト化してくれたらもう言うことなしです。こんな便利な仕組みが出来たら、議事録作りのみならず、講演とか講義とか学校での授業なんかも簡単に記録できそうですね。

 

まとめ

議事録作成を効率的にする方法を考えてみました。これだけ情報機器が進化した現在にノートにメモをして、それをパソコンに打ち込み直すというのは本当に非効率だと思っています。なので出来るところから、少しずつ改善していきたいと思います。

 

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